Excel no es el enemigo. El problema es usarlo como sistema de ventas compartido cuando ya hay varios comerciales, seguimientos y promesas al cliente.
Si estás en ese punto, no necesitas “más pestañas”. Necesitas un plan de salto. Esta checklist es la que usamos en proyectos de CRM a medida con pymes de Alicante, Elche y resto de España.
1. Señales de que Excel ya os frena
- Dos personas editan el mismo libro y se pisan datos.
- Nadie se fía del “pipeline” porque cada uno tiene su versión.
- Perdéis seguimiento de presupuestos enviados hace 2–3 semanas.
- Para un informe de dirección hay que “limpiar” la hoja media mañana.
Si marcas 2 o más, el coste oculto ya supera lo que parece “gratis”.
2. Qué migrar primero (y qué no)
- Clientes y contactos con un único responsable.
- Oportunidades / presupuestos abiertos (estado, importe, próxima acción).
- Historial reciente (últimos 6–12 meses), no todo el archivo muerto.
- Dejad fuera: tablas auxiliares, cálculos one-off y dumps “por si acaso”.
3. Reglas antes de tocar software
- Una sola fuente de verdad por cliente.
- Estados de oportunidad cerrados y pocos (ej. nuevo → cualificado → propuesta → ganado/perdido).
- Campos obligatorios mínimos: si pedís 40, nadie rellena.
- Quién puede ver qué (comercial vs dirección).
4. Errores típicos al encargar el CRM
- Copiar el Excel celda a celda en pantallas feísimas.
- Empezar por reporting bonito en vez de por el día a día del comercial.
- No definir integración con facturación / WhatsApp / email.
- Pedir “como Salesforce” con presupuesto y equipo de 5 personas.
Si quieres rangos reales, mira cuánto cuesta un CRM a medida o prueba la calculadora ROI.
5. Cómo pedirnos presupuesto sin dar vueltas
En un mensaje (WhatsApp o formulario) basta con:
- Cuántas personas venden / atienden.
- Qué hacéis hoy en Excel (clientes, obras, reparaciones, B2B…).
- Qué os duele esta semana (no en abstracto).
- Si tenéis web o ERP actual (podéis pegar la URL).
Siguiente paso: consulta online sin coste. Te decimos si encaja un CRM a medida, un ajuste menor, o todavía no.
Si además del CRM necesitas stock o facturación, revisa cuánto cuesta un ERP a medida.
